Zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady vysvětlují, jak provozovatel docházkového systému Attendees zpracovává osobní údaje návštěvníků webu attendees.eu, zájemců o systém a zákazníků. Plní informační povinnost podle článků 13 a 14 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“) a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Kdo údaje zpracovává#

Správcem osobních údajů je Ing. Matěj Kmínek, fyzická osoba podnikající podle živnostenského zákona, se sídlem Nová Lhota 34, 286 01 Kluky, IČ 02877961, DIČ CZ8708210016 (dále jen „provozovatel“).

Ve všech otázkách ochrany osobních údajů se na provozovatele obracejte e-mailem na [email protected], telefonicky na +420 721 351 040 nebo písemně na adrese sídla. Pověřence pro ochranu osobních údajů provozovatel nejmenoval, protože mu tato povinnost podle článku 37 GDPR nevzniká.

Dvě role provozovatele#

Provozovatel vystupuje ve dvou rolích:

• Jako správce zpracovává údaje, o kterých sám rozhoduje: údaje z webu (kontaktní formulář, žádost o instalaci, technické záznamy serveru) a údaje zákazníků potřebné k uzavření smlouvy, fakturaci a podpoře. Na tato zpracování se vztahují tyto zásady.
• Jako zpracovatel ukládá údaje, které do svého docházkového systému vkládá zákazník: údaje o jeho zaměstnancích, jejich docházce, čipech, jízdách a hromadných e-mailech. Správcem těchto údajů je zákazník (zaměstnavatel), který rozhoduje o jejich účelu a rozsahu. Vztah mezi zákazníkem a provozovatelem upravuje zpracovatelská smlouva. Zaměstnanci zákazníka uplatňují svá práva především u svého zaměstnavatele; provozovatel mu s tím pomáhá.

Jaké údaje zpracováváme a proč#

Kontaktní formulář#

Ze zprávy zaslané formulářem na stránce Kontakt zpracováváme jméno, e-mail, nepovinně název firmy a text zprávy. Údaje používáme jen k vyřízení dotazu a k navazující komunikaci. Právním základem je oprávněný zájem provozovatele odpovědět na dotaz (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), a pokud se dotaz týká uzavření smlouvy, provedení opatření před uzavřením smlouvy na žádost tazatele (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Kvůli ochraně před zneužitím formuláře dočasně evidujeme počet zpráv odeslaných z jedné IP adresy; IP adresu přitom uchováváme jen v nevratně zahašované podobě a nejdéle jednu hodinu.

Žádost o instalaci systému#

Instalační formulář žádá název firmy, e-mail správce, adresu systému (subdoménu) a zvolenou licenci; k žádosti ukládáme IP adresu, ze které byla odeslána, a čas odeslání. Údaje slouží k založení systému, k odeslání potvrzovacího odkazu a k ochraně proti hromadnému zakládání systémů (omezení počtu žádostí na jeden e-mail a jednu IP adresu). Právním základem je plnění smlouvy a opatření před jejím uzavřením (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a oprávněný zájem na bezpečnosti služby (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Po spuštění instalace uchováváme jako důkaz uzavření smlouvy záznam o souhlasu s obchodními podmínkami a zpracovatelskou smlouvou (adresa systému, e-mail správce, licence, verze obou dokumentů, čas a IP adresa) po dobu trvání smlouvy a 3 roky po jejím skončení; právním základem je oprávněný zájem na prokázání uzavřené smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) a plnění právní povinnosti.

Formulář chrání služba Cloudflare Turnstile, která ověřuje, že ho vyplňuje člověk. Turnstile zpracovává technické údaje o prohlížeči a IP adresu; používá se jen na stránce instalace.

Objednávka, fakturace a podpora#

U placené licence zpracováváme fakturační údaje zákazníka (název nebo jméno, sídlo, IČ, DIČ, kontaktní e-mail a telefon), údaje o zvolené licenci, vystavených fakturách a platbách a korespondenci s podporou. Právním základem je plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a plnění právních povinností v oblasti účetnictví a daní (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR). Kontaktní údaje zákazníka používáme také k zasílání provozních oznámení (změna podmínek, změna dílčích zpracovatelů, plánovaná odstávka) na základě oprávněného zájmu.

Technické záznamy serveru#

Webový server při každé návštěvě zaznamenává IP adresu, čas, požadovanou adresu, odpověď serveru a identifikaci prohlížeče. Aplikace navíc zapisuje chybová hlášení (logy nástroje Tracy), která mohou obsahovat adresu požadavku. Záznamy slouží k zajištění provozu a bezpečnosti a k odhalování útoků; právním základem je oprávněný zájem provozovatele (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Jak dlouho údaje uchováváme#

Kategorie	Doba uchování
Zprávy z kontaktního formuláře	v poštovní schránce provozovatele po dobu vyřizování dotazu a navazující komunikace, nejdéle 3 roky po skončení smlouvy
Žádost o instalaci	smaže se, jakmile se po dokončení instalace zobrazí heslo správce; nedokončená žádost se smaže po uplynutí platnosti odkazu (2 hodiny) při nejbližším zpracování další žádosti
Záznam o souhlasu s podmínkami a zpracovatelskou smlouvou	po dobu trvání smlouvy a 3 roky po jejím skončení
Hašovaná IP adresa pro omezení kontaktního formuláře	1 hodina
Fakturační údaje a faktury	10 let od konce zdaňovacího období (zákon o DPH a zákon o účetnictví)
Korespondence se zákazníkem	po dobu trvání smlouvy a 3 roky po jejím skončení kvůli případným nárokům
Přístupové záznamy webového serveru	90 dní
Chybové záznamy aplikace (Tracy)	30 dní

Údaje v docházkových systémech zákazníků se řídí zpracovatelskou smlouvou a dokumentem Uchovávání a výmaz údajů.

Kdo údaje může vidět#

Provozovatel podniká sám, bez zaměstnanců; k údajům má přístup jen on. Údaje předáváme jen těmto příjemcům:

• poskytovateli hostingu serveru, na kterém web i docházkové systémy běží: SecurityNet.cz s.r.o. (značka Hukot), U Velorexu 1301, 564 01 Žamberk, IČ 27501418; server je umístěn v České republice,
• společnosti Cloudflare, Inc., která zajišťuje DNS, doručování obsahu (CDN) a ochranu formuláře službou Turnstile,
• účetním, daňovým a právním poradcům, kteří jsou vázáni mlčenlivostí, a orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon.

E-maily z webu a systémů odesílá vlastní poštovní server provozovatele (mail.kminet.eu), žádný další poskytovatel k nim přístup nemá. Úplný seznam je v dokumentu Dílčí zpracovatelé.

Předávání mimo Evropskou unii#

Údaje ukládáme v České republice. Společnost Cloudflare, Inc. sídlí ve Spojených státech a může mít přístup k síťovým údajům (zejména IP adrese) při doručování stránek. Předání je založeno na rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně podle rámce EU-USA pro ochranu osobních údajů (EU-US Data Privacy Framework), v němž je Cloudflare certifikována, a podpůrně na standardních smluvních doložkách schválených Evropskou komisí.

Vaše práva#

Podle GDPR máte právo:

• na přístup k údajům, které o vás zpracováváme, a na jejich kopii (čl. 15),
• na opravu nepřesných údajů (čl. 16),
• na výmaz, pokud údaje už nejsou potřeba nebo je zpracováváme neoprávněně (čl. 17),
• na omezení zpracování, například po dobu ověřování přesnosti údajů (čl. 18),
• na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli a které zpracováváme automatizovaně na základě smlouvy (čl. 20),
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (čl. 21); v takovém případě zpracování ukončíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy.

Žádost pošlete na [email protected]. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Abychom údaje nevydali nesprávné osobě, můžeme vás požádat o ověření totožnosti.

Pokud se domníváte, že zpracováním porušujeme právní předpisy, můžete podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz. Budeme rádi, když se nejprve obrátíte na nás.

Automatizované rozhodování#

Nedochází k rozhodování založenému výhradně na automatizovaném zpracování ani k profilování ve smyslu článku 22 GDPR. Automatické omezení počtu žádostí z jedné IP adresy je bezpečnostní opatření, které nemá vůči nikomu právní ani podobně závažné účinky.

Cookies#

Web attendees.eu nepoužívá analytické, reklamní ani jiné sledovací cookies a nenačítá žádné nástroje třetích stran pro měření návštěvnosti. Na stránce Kontakt se používá technická cookie relace, která chrání formulář před podvrženým odesláním. Na stránce instalace vkládá služba Cloudflare Turnstile své technicky nezbytné údaje k ověření, že formulář vyplňuje člověk. Docházkový systém zákazníka používá jen technickou cookie relace, která drží přihlášení uživatele. Technicky nezbytné cookies nevyžadují souhlas (§ 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích).

Změny těchto zásad#

Zásady můžeme aktualizovat, například při změně služby nebo dílčích zpracovatelů. Aktuální znění je vždy zveřejněné na této stránce s datem účinnosti; o podstatných změnách informujeme zákazníky e-mailem.