Posouzení vlivu na ochranu údajů

Tento záznam shrnuje, proč provozovatel docházkového systému Attendees Ing. Matěj Kmínek, IČ 02877961, nepovažuje za nutné provést posouzení vlivu na ochranu osobních údajů (DPIA) podle článku 35 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), a slouží jako podklad pro zákazníky, kteří si vlastní posouzení dělají jako správci.

Co bylo posouzeno#

Zpracování údajů o zaměstnancích zákazníků v docházkovém systému: evidence příchodů a odchodů dotykem na terminálu, z telefonu nebo čipem RFID, výpočet pracovní doby a přesčasů, kniha jízd a hromadné e-maily. Kritéria vycházejí z článku 35 odst. 3 GDPR, z pokynů pracovní skupiny WP29 (WP 248 rev.01) a ze seznamu druhů zpracování, které podle Úřadu pro ochranu osobních údajů posouzení vlivu vyžadují.

Proč posouzení vlivu není nutné#

• Žádné biometrické údaje. Systém nepoužívá otisky prstů, rozpoznávání obličeje ani jiné biometrické ověření. Zaměstnanec se identifikuje dotykem na své jméno, heslem nebo čipem RFID, jehož identifikátor není biometrickým údajem.
• Žádné sledování polohy. Systém nezjišťuje polohu zařízení (GPS ani jinak). Kniha jízd obsahuje jen místa, která zaměstnanec sám zapíše.
• Žádné zvláštní kategorie údajů. Systém neukládá údaje o zdravotním stavu, diagnózy ani jiné údaje podle článku 9 GDPR. Eviduje pouze druh nepřítomnosti (například „nemoc“ nebo „lékař“), který zaměstnavatel potřebuje pro plnění pracovněprávních povinností.
• Žádné systematické monitorování veřejně přístupných prostor. Terminál u vchodu nezaznamenává obraz ani zvuk a nesleduje prostor; zaznamenává jen akce, které zaměstnanec sám provede.
• Žádné automatizované rozhodování s právními účinky; systém počítá docházku, rozhodnutí o mzdě a pracovněprávních důsledcích zůstává na zaměstnavateli.
• Rozsah a technologie odpovídají běžné evidenci pracovní doby, kterou zaměstnavateli ukládá zákoník práce (§ 96); nejde o nové technologie ani o kombinování údajů z více zdrojů.

Zpracování tak splňuje nejvýše jedno z kritérií WP29 (údaje o zaměstnancích jako zranitelných subjektech ve vztahu k zaměstnavateli), zatímco potřeba posouzení vlivu se obvykle dovozuje při splnění dvou a více kritérií.

Doporučení zákazníkům#

Zákazník jako správce posuzuje své konkrétní nasazení. Posouzení vlivu může být namístě, pokud systém použije nad rámec běžné evidence docházky, například k vyhodnocování výkonu zaměstnanců nebo pokud by do poznámek ukládal údaje o zdravotním stavu.

Přezkum#

Provozovatel tento záznam přezkoumá jednou ročně a vždy před zavedením funkce, která by mohla riziko zvýšit (například biometrie, sledování polohy nebo nové propojení s jinými systémy).