Záznamy o činnostech zpracování

Tento dokument obsahuje záznamy o činnostech zpracování osobních údajů podle článku 30 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), které vede provozovatel docházkového systému Attendees. Záznamy jsou rozdělené podle role provozovatele: jako správce (odstavec 1 článku 30) a jako zpracovatel pro zákazníky (odstavec 2 článku 30).

Provozovatel má méně než 250 zaměstnanců, ale záznamy vede, protože zpracování probíhá pravidelně a ne jen příležitostně.

Identifikace#

Údaj	Hodnota
Správce a zpracovatel	Ing. Matěj Kmínek, Nová Lhota 34, 286 01 Kluky
IČ / DIČ	02877961 / CZ8708210016
Kontakt	[email protected], +420 721 351 040
Zástupce v EU	nejmenován (provozovatel sídlí v EU)
Pověřenec pro ochranu osobních údajů	nejmenován (povinnost nevzniká)

Provozovatel jako správce (čl. 30 odst. 1)#

Činnost	Účel	Subjekty údajů	Kategorie údajů	Právní základ	Příjemci	Předání do třetích zemí	Lhůta pro výmaz
Kontaktní formulář	vyřízení dotazu a navazující komunikace	tazatelé	jméno, e-mail, firma, text zprávy; hašovaná IP adresa pro omezení počtu zpráv	čl. 6 odst. 1 písm. f), případně b)	poskytovatel hostingu	ne	zprávy: 3 roky po skončení smlouvy; haš IP adresy: 1 hodina
Žádost o instalaci systému	založení systému, potvrzovací odkaz, ochrana proti zneužití	zájemci o systém (osoba zakládající systém)	název firmy, e-mail, subdoména, licence, IP adresa, čas žádosti	čl. 6 odst. 1 písm. b) a f)	poskytovatel hostingu; Cloudflare (Turnstile)	USA (Cloudflare, DPF)	po zobrazení hesla správce, nedokončené po vypršení platnosti odkazu (2 hodiny)
Smluvní vztah a fakturace	uzavření a plnění smlouvy, fakturace, vymáhání pohledávek	zákazníci a jejich kontaktní osoby	fakturační a kontaktní údaje, licence, faktury, platby	čl. 6 odst. 1 písm. b) a c)	účetní a daňový poradce; orgány veřejné moci ze zákona	ne	10 let od konce zdaňovacího období
Podpora a provozní oznámení	odpovědi na dotazy, oznámení o změnách	správci systémů zákazníků	jméno, e-mail, telefon, obsah komunikace	čl. 6 odst. 1 písm. b) a f)	–	ne	doba trvání smlouvy a 3 roky
Provoz a bezpečnost webu	provoz serveru, odhalování útoků a chyb	návštěvníci webu a systémů	IP adresa, čas, adresa požadavku, identifikace prohlížeče, chybová hlášení	čl. 6 odst. 1 písm. f)	poskytovatel hostingu; Cloudflare	USA (Cloudflare, DPF)	přístupové záznamy: 90 dní; logy Tracy: 30 dní

Provozovatel jako zpracovatel (čl. 30 odst. 2)#

Údaj	Popis
Správci, pro které zpracovatel jedná	zákazníci, kteří mají docházkový systém Attendees; každý je určen adresou svého systému <název>.attendees.eu a údaji v nastavení systému; seznam vede provozovatel v evidenci instalovaných systémů
Kategorie zpracování	uložení, zobrazení, úprava a výpočty docházky, tvorba výkazů a exportů, odesílání e-mailů ze systému (pravidelné výkazy, infomail), zálohování, obnova, výmaz
Subjekty údajů	zaměstnanci a další pracovníci zákazníka, uživatelé systému, osoby používající terminál
Kategorie údajů	identifikační a kontaktní údaje, údaje o pracovním poměru a pracovní době, docházka včetně druhu nepřítomnosti, prémie, identifikátory čipů RFID, jízdy a vozidla, obsah infomailu, záznamy o činnosti v systému včetně IP adres, haše hesel
Dílčí zpracovatelé	SecurityNet.cz s.r.o. (značka Hukot), U Velorexu 1301, 564 01 Žamberk, IČ 27501418; Cloudflare, Inc. (viz Dílčí zpracovatelé)
Předání do třetích zemí	Cloudflare, Inc., USA, na základě EU-US Data Privacy Framework, podpůrně standardních smluvních doložek; data systémů jsou uložena v České republice
Technická a organizační opatření	viz Technická a organizační opatření
Výmaz	do 30 dní po skončení licence; zálohy do 30 dní (viz Uchovávání a výmaz údajů)

Aktualizace záznamů#

Provozovatel záznamy aktualizuje při každé změně zpracování, dílčích zpracovatelů nebo lhůt a nejméně jednou ročně je přezkoumá. Na vyžádání je zpřístupní Úřadu pro ochranu osobních údajů.