Attendees
EN Založit systém

První kroky · 7/7

Co musíte zajistit jako zaměstnavatel

Když vedete docházku elektronicky, zůstávají povinnosti zaměstnavatele na vás: systém je nástroj, odpovědnost za evidenci a za osobní údaje zaměstnanců nese firma. Tato kapitola shrnuje, co musíte zajistit, napsané pro majitele firmy nebo personalistu, ne pro právníka. Zákony uvádíme názvem a paragrafem, abyste si je mohli dohledat. Nejde o právní radu; v nejasných případech se obraťte na svého právníka nebo mzdovou účetní.

Evidence pracovní doby

Podle § 96 zákoníku práce musí zaměstnavatel u každého zaměstnance evidovat začátek a konec odpracovaných směn, práci přesčas, noční práci a pracovní pohotovost.

  • Co udělá systém: když se zaměstnanci zapisují na terminálu, čipem nebo v mobilu, systém zaznamená začátek a konec směny, přestávky a nepřítomnosti a spočítá přesčas (je-li zapnutý v Systému i u zaměstnance).
  • Co systém samostatně nevyhodnocuje: hodiny noční práce a pracovní pohotovost. Časy se zapíšou, ale pokud je máte, vyčíslete je zvlášť nebo s mzdovou účetní.
  • Co musíte nastavit vy: pracovní dobu každého zaměstnance (profil, záložka Pracovní poměr), minimální přestávku a evidenci přesčasů (kapitola Prvotní nastavení). Státní svátky systém doplní sám jako placené volno; zkontrolujte je ve výkazu.
  • Co musíte kontrolovat každý měsíc: karty s varováním, opravy a podpis výkazu nadřízeným před odesláním na mzdy (kapitola První měsíc).

Informování zaměstnanců

Docházka přes terminál, mobil a čipy není skryté sledování: zaměstnanec o každém zápisu ví, protože ho dělá sám. Přesto musíte zaměstnance předem písemně informovat (§ 316 zákoníku práce a čl. 13 obecného nařízení o ochraně osobních údajů, GDPR):

  • co se zaznamenává (příchody, odchody, přestávky, nepřítomnosti, jízdy služebním autem, pokud modul používáte),
  • proč (evidence pracovní doby a podklady pro mzdy),
  • kdo data vidí (nadřízený vidí své podřízené, správce všechny, zaměstnanec sebe),
  • jak dlouho je uchováváte.

Stačí odstavec ve vnitřním předpisu nebo v pracovním řádu, například:

Zaměstnavatel vede evidenci pracovní doby v elektronickém systému Attendees. Zaznamenává se začátek a konec práce, přestávky, nepřítomnosti a důvod nepřítomnosti, a to zápisem na terminálu u vchodu, čipem nebo v mobilním telefonu. Při zápisu z telefonu se ukládá jen čas, ne poloha. Práci z domova zapisuje zaměstnanec sám a odpovídá za správnost zápisu. Údaje slouží k evidenci pracovní doby podle § 96 zákoníku práce a jako podklad pro mzdy. Vidí je zaměstnanec sám, jeho nadřízený a správci systému. Měsíční výkazy se uchovávají nejméně 3 roky, mzdové podklady po dobu stanovenou zákonem.

Kdo je správce a kdo zpracovatel

Podle GDPR je vaše firma správcem osobních údajů svých zaměstnanců. Provozovatel Attendees je zpracovatelem: data pro vás uchovává podle zpracovatelské smlouvy, kterou jste přijali při instalaci. V praxi to znamená:

  • Vy rozhodujete, kdo má přístup. Správcovská práva dávejte jen lidem, kteří je potřebují.
  • Heslo správce chraňte. Nesdílejte ho a nepište ho na terminál.
  • Odcházejícím zaměstnancům odeberte přístup. V záložce Pracovní poměr nastavte stav Bývalý a datum „Zaměstnán do“ a smažte login (kapitola Zaměstnanci). Výkazy zůstanou.
  • Odpovídáte na žádosti zaměstnanců. Když zaměstnanec požádá o přístup ke svým údajům, nejjednodušší je dát mu PDF jeho měsíčních výkazů.

Uchovávání dokladů

Záznamy docházky a měsíční výkazy jsou podkladem pro mzdy, takže je musíte uchovávat i po skončení měsíce:

  • Měsíční výkazy aspoň 3 roky. Tolik trvá promlčecí lhůta mzdových nároků (§ 629 občanského zákoníku).
  • Mzdové listy 45 let po roce, kterého se týkají (§ 35a zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení). Ty vede mzdová účetní, ne Attendees.

Doporučujeme každý měsíc stáhnout PDF měsíčních výkazů všech zaměstnanců a archivovat je mimo systém. Systém data uchovává po dobu trvání licence; co se děje potom, popisují zásady uchovávání a výmazu.

Čipy a karty

  • Čip zaměstnance jen identifikuje, nejde o biometrický údaj. Systém navíc neukládá kód čipu, jen jeho otisk.
  • Ztrátu čipu musí zaměstnanec hned nahlásit a správce čip odpojí (kapitola Čipy, oddíl Ztracený čip).
  • Čipy se nepůjčují. Zápis cizím čipem je nepravdivý záznam v evidenci pracovní doby.

Mobil a práce z domova

Zápis z mobilu ukládá jen čas a typ, ne polohu. Home office proto eviduje to, co zaměstnanec sám zapíše. Napište to do vnitřního předpisu (viz vzor výše), ať je jasné, že za zápis odpovídá zaměstnanec.

Co Attendees nedělá

  • nesleduje polohu (žádné GPS),
  • nepoužívá kameru ani biometrii (otisky prstů, obličej),
  • nesleduje klávesnici, obrazovku ani práci na počítači,
  • terminál ukazuje jen dlaždice se jmény a stavy; volbou „Skrýt typ nepřítomnosti na vstupním tablu“ skryje i důvod nepřítomnosti, takže může stát i ve společném vchodu.

Před spuštěním

  1. Nastavte pracovní dobu a přestávku každému zaměstnanci.
  2. Rozhodněte, zda evidujete přesčasy, a zapněte je v Systému i u zaměstnanců.
  3. Dejte zaměstnancům písemnou informaci o evidenci (vzor výše).
  4. Určete správce a nadřízené a nastavte jim práva.
  5. U terminálu ve společném vchodu zapněte skrytí typu nepřítomnosti.
  6. Domluvte se s mzdovou účetní, kdo a kam každý měsíc archivuje PDF výkazů.
  7. Stanovte postup při ztrátě čipu a při odchodu zaměstnance.