Zaměstnanci

Obrazovka Admin → Zaměstnanci slouží k přidání zaměstnanců, k nastavení jejich přístupu a pracovního poměru a k vyřazení odcházejících lidí. Je dostupná správcům. Každý zaměstnanec si tu může upravit i svůj vlastní profil (menu se jménem → Profil).

Přidání zaměstnance#

1. V horní liště zvolte Admin → Zaměstnanci.
2. Klikněte na zelené tlačítko „+“ vlevo od diskety.
3. Do dialogu „Nový zaměstnanec“ vyplňte jméno a příjmení a klikněte na „Vytvořit“.
4. Otevře se profil nového člověka. Nový zaměstnanec má typ Aktivní, přístup Normal, pracovní dobu a minimální přestávku podle nastavení systému.
5. Doplňte údaje podle následujících částí a uložte je ikonou diskety.

Seznam všech zaměstnanců je pod formulářem jako řada tlačítek. Kliknutím na jméno profil otevřete. Aktivní jsou modří, bývalí šedí, imaginární žlutí.

Záložka Profil#

• Titul před, Jméno, Příjmení. Jméno a příjmení jsou povinné.
• Login. Přihlašovací jméno, v rámci systému jedinečné. U nového zaměstnance ho vytvoří tlačítko s ikonou obnovení (z příjmení a jména). Prázdný login znamená, že se člověk nepřihlásí.
• E-mail a Mobil. E-mail je potřeba pro zasílání hesla a pro infomaily.
• Nové heslo a Nové heslo znovu. Heslo musí mít aspoň 6 znaků. Heslo se ukládá šifrovaně a nikdo ho nemůže přečíst zpět.
• Poznámka.
• Link pro automatický login. V rozhraní má zatím anglický popisek „Automatic login link“. Vidí ho jen správce. Používá se pro terminál (viz kapitolu Terminál).

Vygenerované heslo e-mailem#

Vedle pole „Nové heslo“ je tlačítko s ikonami obnovení a obálky. Po kliknutí systém:

1. nastaví zaměstnanci nové náhodné heslo o osmi znacích (a vytvoří login, pokud chybí),
2. pošle zaměstnanci e-mail „Přístup do docházkového systému“ s loginem a heslem, pokud má vyplněný e-mail,
3. pošle e-mail i vám, ale bez hesla.

Původní heslo tím přestane platit.

Záložka Pracovní poměr#

Záložku vidí jen správci.

• Pozice a Kód. Kód je externí číslo zaměstnance, například z mzdového programu. Zobrazí se na dlaždici, pokud je zapnuto „Zobrazovat kód zaměstnance pod jménem“.
• Nadřízený. Vyberte, kdo zaměstnance vede (viz kapitolu Nadřízení).
• Stav. Aktivní, Bývalý nebo Imaginární.
• Zaměstnán od, do. Datum nástupu a ukončení.
• Pracovní doba od – do. Zadávejte ji bez přestávky: denní úvazek je rozdíl obou časů. Osmihodinová směna je tedy 08:00–16:00, ne 08:00–16:30. Zadáte-li 08:00–16:30, bude každý den −0:30.
• Přestávka. Minimální přestávka za den, zadaná zvlášť (u osmihodinové směny obvykle 0:30). Pokud zaměstnanec zapsal přestávku kratší, systém mu při výpočtu odpracované doby odečte tuto minimální. Den odpracovaný 08:00–16:30 s přestávkou 0:30 tak ukáže přesčas 0:00.
• Přesčasy, Nulový přesčas na zač. měsíce, Noční směny, Bonusy, Stravné. Zaškrtávací volby pro daného zaměstnance. „Noční směny“ potlačí varování, že odchod je v jiný den než příchod.
• Administrátor. Zaškrtnutím dostane zaměstnanec přístup Admin, tedy právo spravovat všechny profily, systém, auta a infomaily.

Denní úvazek je vždy rozdíl času „do“ a „od“. Pole Úvazek (Workload), pokud ho někde vidíte, se k výpočtu nepoužívá. Zkrácený úvazek nebo brigádu tedy vyjádříte kratší pracovní dobou, například 09:00–13:00.

Typy zaměstnanců#

• Aktivní je běžný zaměstnanec. Má dlaždici na terminálu.
• Bývalý je zaměstnanec, který odešel. Dlaždice zmizí, ale jeho historie a výkazy zůstanou. Hodí se, když někdo skončí.
• Imaginární (anglicky Dummy) není skutečný člověk. Je určen pro kiosk: přihlašuje se jím terminál u vchodu. Nemá dlaždici a nemá právo zobrazovat reporty, historii ani karty.

Čip a externí kód#

Záložka Čip / karta je vidět jen tehdy, když je v Systému zapnutý čipový mód. Je v ní kód čipu, datum přiřazení a kdo čip přiřadil. Podrobnosti jsou v kapitole Čipy.

Vyřazení odcházejícího zaměstnance#

1. Otevřete jeho profil, záložku Pracovní poměr.
2. U „Stav“ zvolte „Bývalý“ a vyplňte „Zaměstnán do“.
3. Smažte login, pokud nemá mít přístup do systému, a uložte.

Zaměstnance doporučujeme nemazat, protože smazání odstraní i jeho docházku.

Tipy#

• Při změně nadřízeného se podřízení všech zaměstnanců přepočítají automaticky.
• Kolegům, kteří nemají e-mail, předejte heslo osobně. Po prvním přihlášení si ho mohou změnit sami.
• Někteří lidé budou potřebovat jen terminál. Takovým zaměstnancům nedáváte login ani heslo.

Časté problémy#

• Zaměstnanec není na terminálu. Zkontrolujte, že je jeho stav Aktivní.
• Heslo se nedoručilo. Zkontrolujte e-mail v profilu a složku nevyžádané pošty.