Attendees
EN Založit systém

První kroky · 4/8

Import zaměstnanců

Zaměstnance nemusíte přidávat jednoho po druhém. Stáhněte si tabulku, vyplňte ji v Excelu a nahrajte zpět. Před uložením systém ukáže, co s každým řádkem udělá. Import může spustit jen správce.

Kde import najdete

  • V Admin → Zaměstnanci, pod seznamem zaměstnanců v tmavém panelu vlevo, je tlačítko Importovat zaměstnance.
  • V novém systému na import vede i první krok rámečku Jak začít na hlavní obrazovce (kapitola Instalační e-mail a první přihlášení).

Stránka Import zaměstnanců má dva kroky vedle sebe: stažení tabulky a nahrání vyplněné tabulky.

Stránka Import zaměstnanců se dvěma kroky, Stáhnout tabulku a Nahrát vyplněnou tabulku, vedle tmavého seznamu zaměstnanců

1. Stáhněte si tabulku

Klikněte na Stáhnout tabulku (Excel). Stáhne se soubor import-zamestnancu.xlsx v jazyce systému. Má dva listy.

List „Zaměstnanci“. Jeden řádek je jeden zaměstnanec. Zpočátku jsou vidět jen tři sloupce: Jméno*, Příjmení* a E-mail. Povinné jsou jen jméno a příjmení. Ostatní sloupce jsou skryté; zobrazíte je tlačítkem + nad záhlavím:

  • Titul, Osobní číslo, Pozice, Mobil, Poznámka,
  • Nadřízený (jméno a příjmení),
  • Nástup (datum) a Odchod (datum),
  • Pracovní doba od, Pracovní doba do, Přestávka (např. 0:30),
  • Přesčasy, Noční směny a Stravné, každý s volbou Ano/Ne.

Když najedete myší na záhlaví sloupce, Excel ukáže krátkou nápovědu. Datum pište jako 1. 3. 2026, čas jako 8:00, přestávku jako 0:30. U sloupců Ano/Ne vyberte hodnotu ze seznamu.

Co nevyplníte, doplní systém z nastavení, stejně jako když zaměstnance přidáte jednotlivě – pracovní dobu a přestávku z Admin → Systém.

Druhý řádek je šedý příklad (Jana Nováková, [email protected], s poznámkou „příklad – přepište“). Přepište ho nebo smažte. Když ho necháte, jak je, systém ho při importu vynechá.

Nadřízený. Napište jeho jméno a příjmení, nebo e-mail. Musí být ve stejné tabulce, nebo už v systému.

Odchod. Zaměstnanec s datem odchodu v minulosti se uloží jako bývalý.

List „Návod“. Pět vět, jak postupovat. Poslední ukazuje vaši licenci a počet volných míst, například „Vaše licence: do 30 zaměstnanců, volných míst 10.“

První řádek (záhlaví) neměňte: systém podle něj pozná, co je ve kterém sloupci. Záhlaví může být české i anglické. Sloupce s jiným záhlavím systém přeskočí.

2. Nahrajte vyplněnou tabulku

  1. Tabulku uložte jako Excel (.xlsx) nebo CSV. U CSV systém sám pozná oddělovač i kódování.
  2. V kroku Nahrajte vyplněnou tabulku vyberte soubor a klikněte na Zkontrolovat.
  3. Pod oběma kroky se objeví Kontrola před uložením. Zatím se nic neuložilo.

Soubor smí mít nejvýš 2 MB a 1000 zaměstnanců. Větší tabulku rozdělte na víc souborů.

Kontrola před uložením

Nahoře je souhrn, například „Nových zaměstnanců: 3 · Už v systému: 1 · Chyby: 1“. Mezi nové se počítají i bývalí. Pod souhrnem je tabulka se sloupci Řádek (číslo řádku v Excelu), Jméno, E-mail, Stav a Co udělat.

Kontrola před uložením se dvěma novými zaměstnanci, jedním bývalým, jedním, kdo už je v systému, a červeným řádkem s chybou

Každý řádek má jeden ze čtyř stavů:

  • Nový. Zaměstnanec se přidá jako aktivní.

  • Bývalý. Datum odchodu je v minulosti. Zaměstnanec se přidá jako bývalý a místo v licenci nezabírá.

  • Už v systému: jméno. Tohoto člověka systém už má. Poznal ho podle e-mailu; když e-mail chybí nebo nikomu nepatří, podle jména a příjmení (velikost písmen a diakritika nehrají roli). Shoda se hledá i mezi bývalými zaměstnanci, nikdy s terminálem u vchodu. Vyberte, co se má stát:

    • Je to stejná osoba – doplnit údaje. Výchozí volba. Vyplněné buňky přepíšou údaje v systému, prázdné nic nezmění. Pokud systém člověka poznal podle jména, jméno zůstane tak, jak ho má uložené.
    • Je to jiná osoba – přidat. Přidá se nový zaměstnanec se stejným jménem.
    • Přeskočit. Řádek se neuloží.

    Řádek „U všech, kdo už jsou v systému: doplnit údaje · přidat jako nové · přeskočit“ nad tabulkou nastaví jedním kliknutím volbu u všech těchto řádků najednou.

  • Chyba. Červený řádek. Sloupec Co udělat říká, co opravit, například „E-mail nemá správný tvar“ nebo „Datum odchodu nejde přečíst – napište ho jako 1. 3. 2026 (v tabulce je „příští pátek“)“. Chyba je také chybějící jméno nebo příjmení, stejný zaměstnanec dvakrát v tabulce, dva lidé stejného jména v systému a řádek bez e-mailu, nebo nadřízený, kterého systém nenajde. Řádek s chybou se neuloží. Opravte ho v Excelu a tabulku nahrajte znovu, nebo uložte ostatní řádky a tohoto zaměstnance přidejte později.

Když se zaměstnanci nevejdou do licence

Když je v tabulce víc nových aktivních zaměstnanců, než má licence volných míst, nad tabulkou se objeví červený rámeček, například: „Vaše licence dovoluje 30 aktivních zaměstnanců, v tabulce je o 2 víc. Změňte licenci nebo tabulku zkraťte.“ Odkaz Ceník otevře ceník na attendees.eu.

Kontrola před uložením s červeným rámečkem: licence dovoluje 30 aktivních zaměstnanců a v tabulce je o 2 víc

Dokud je rámeček zobrazený, uložit nelze. Tabulku zkraťte a nahrajte znovu, nebo změňte licenci (kapitola Administrace, část Změna licence). Bývalí zaměstnanci se do licence nepočítají.

Uložení

  1. Projděte stavy a u řádků, které už jsou v systému, zvolenou možnost.
  2. Klikněte na Uložit 4 zaměstnance. Číslo na tlačítku je počet řádků, které se uloží; řádky s chybou se nepočítají.
  3. Systém vás vrátí do Admin → Zaměstnanci a nahoře ukáže, co udělal.
Zelená zpráva Uloženo: 3 noví zaměstnanci, 1 doplnění údajů, 1 řádek přeskočen

Přeskočené jsou řádky s volbou Přeskočit i řádky s chybou. Uloží se buď všechno, nebo nic: když cokoli selže, nezmění se žádný zaměstnanec.

Kontrola před uložením platí 30 minut. Potom systém napíše „Nahrajte tabulku znovu.“ Nové nahrání vždy nahradí předchozí kontrolu.

Co import nedělá

  • Nenastaví heslo a nepošle e-mail. Zaměstnanci, který ještě nemá přihlašovací jméno (login), se jako login uloží e-mail z tabulky, pokud ho jako login nemá už někdo jiný. Heslo mu pošlete tlačítkem s ikonami obnovení a obálky v jeho profilu (kapitola Zaměstnanci, část Vygenerované heslo e-mailem).
  • Nedá nikomu práva správce. Správce nastavíte na záložce Pracovní poměr.
  • Nepřiřadí čip. Postup je v kapitole Čipy.

Časté problémy

  • „Nahrajte soubor Excel (.xlsx) nebo CSV.“ Soubor má jinou příponu, například .xls nebo .ods. Uložte ho jako .xlsx nebo CSV.
  • „V tabulce chybí sloupce Jméno a Příjmení.“ Záhlaví v prvním řádku je změněné. Stáhněte tabulku znovu a první řádek nechte, jak je.
  • „Soubor nejde přečíst.“ Uložte ho znovu jako Excel (.xlsx) nebo CSV a nahrajte ještě jednou.
  • Datum nebo čas nejde přečíst. Excel v jiném jazyce někdy datum nepozná. Napište ho jako text ve tvaru 1. 3. 2026, ten systém přečte.